Kniha jízd firemního vozidla musí být vedena v souladu se zákonnými požadavky a musí obsahovat náležitosti související se zadáním provozovatele firemního vozidla tedy společnosti či osoby, která vlastní provozuje tento vůz. Mnohdy podnikatelé využívají leasingových společností pro nákup celých flotil vozů a tyto vozy obvykle bývají vybaveny GPS monitoringem, které splňují náležitosti knihy jízd a díky nimž obsahuje kniha jízd povinné údaje pro automatizaci vedení této časově náročné agendy. Jsou však taktéž i společnosti které si nakupují nižší objemy vozů přímo do svého majetku. Mnohdy z důvodu optimalizace nákladů pak jednotlivá vozidla nejsou vybavena GPS dozorem a společnost pak ukládá každému svému zaměstnanci povinnost vést knihu jízd. Nastává tak odvěký souboj s různými nekonzistentními excelovými tabulkami pro vykazováním jízd a s nervydrásajícím dohledáváním a rozdělováním soukromých či firemních kilometrů v případě, kdy zaměstnavatel umožňuje využívat firemní vozidlo na soukromé účely.
Náležitosti knihy jízd pro služební vozidlo k soukromým účelům
Častým zaměstnaneckým benefitem nabízeným v současnosti je možnost použít služební vozidlo k soukromým účelům. Tím, že následně velká část zaměstnanců používá firemní vozidlo pro soukromé účely a pravidelná agenda například uvádění jízdy domů či jízdy do firmy pak bývá nesmyslným martýriem pro výpočet celkového nájezdu, kdy vedená kniha jízd firemního vozidla musí mít označeny tyto jízdy jako soukromé. Tedy je důležité si uvědomit, že pokud zaměstnanec používá firemní vozidlo pro soukromé účely, musí velmi zřetelně odlišit, která jízda je soukromá a která je firemní - jedná se o povinné údaje knihy jízd. V současné době, kdy je nutné všechny operativní kroky velice zrychlovat, se nabízí možnost využítí aplikací jako je Generátor knihy jízd s funkcemi opakovaných jízd, u kterých je možné označit, zda se jedná o jízdu firemní nebo využití služebního vozidla pro soukromé účely.